Kažu da je kraj godine vreme za svođenje računa. U privatnom životu to se odnosi na introspekciju, razmišljanje o tome šta je moglo bolje, o tome kakvi smo bili prema drugima. U poslovanju, tiče se odnosa sa klijentima, odnosa prema sopstvenom biznisu, ali i prema logistici, ukoliko se bavimo proizvodnjom ili prodajom. Kraj godine često je u magacinima opisivan sinonimima za stres, haos, rokove. Popisi robe često predstavljaju okidač za stresne situacije, a svemu tome prethode greške, nedovoljno obraćanje pažnje na sitnice i nedostatak automatizacije.
Ključno pitanje, gledano iz perspektive kraja godine, treba da bude kako izbeći greške i stres kada je godišnja retrospektiva u pitanju. Zbog toga u ovom tekstu stavljamo fokus na poslovanje koje u svom opusu ima i magacinski rad.
Kakve nas brige muče?
Dešava se da se podaci u softveru nekada ne poklapaju sa stvarnim stanjem. To je uglavnom proizvod ljudske greške. Nedostatak automatizacije procesa, ručno unošenje podataka i nedovoljni stepen kontrole, prvi je od izazova koji zadaje glavobolje onima koji se bave magacinskim poslovanjem. Ljudska greška može biti nemarnost, nedovoljna obuka, ali i velika količina posla u nekom drugom segmentu poslovanja. Ovaj problem često je praćen nedostatkom vremena za temeljnu kontrolu. Osim vremena, neretko manjkaju i resursi. Ovakve manjkavosti signaliziraju potrebu za modernizacijom i optimizacijom procesa u magacinima. Automatizacija, obuka zaposlenih i unapređenje upravljanja resursima su koraci koje treba preduzeti, a digitalna rešenja omogućavaju brže, preciznije i efikasnije poslovanje.
Preduprediti razlike u stanju
Pravilna identifikacija uzroka zbog kojih nastaju manjkovi ili viškovi u magacinskom poslovanju, u velikoj meri sprečava nastanak problema i deluje preventivno.
Kada magacin nije pravilno organizovan, događa se da se proizvodi nepravilno skladište ili se teško pronalaze. To dovodi do dupliranja u narudžbinama ili nenamernog izostavljanja iz evidencije. Loša organizacija prostora je dakle, jedan od problema čijom se prevencijom treba pozabaviti. Iz tog izazova proističe i nedoslednost u vođenju precizne evidencije. Zastareli modeli za unos i nemarnost prouzrokuju da se javljaju greške u softveru. Osoblje koje nije adekvatno obučeno za korišćenje softvera ili praćenje zaliha veoma često pravi nesvesne greške koje dovode do zabuna u sistemu. Kako bi se problem prevenirao, treba sprovoditi redovne preglede zaliha stanja. Takvi pregledi se vrše na kvartalnom, a nekada i na mesečnom nivou. Ovakav pristup omogućuje da se pravovremeno identifikuju i isprave neslaganja, a sprečavaju akumuliranje grešaka tokom dužeg perioda što može odvesti u potpuni kolaps.
Standardizovati proces unosa podataka podrazumeva da se jasno definišu procedure za unos i ažuriranje podataka, čime se minimiziraju varijacie i greške koje proizilaze iz različitih stilova rada zaposlenih.
Kao treću, i veoma važnu metodu prevencije, podcrtavamo investiranje u obuku zaposlenih.
Praktični saveti za sređivanje stanja
Promena pristupa u magacinskom poslovanju podrazumeva kombinaciju analize stanja, primene novih procedura i poboljšanje komunikacije i obuke zaposlenih.
Brzinska interna revizija, odnosno analiza trenutnog stanja treba da uključi pregled zaliha i podataka u softveru. Upoređivanje podataka sa stvarnim stanjem zaliha i identifikacija razlika prvi je korak koji treba da se dokumentuje. Kada se ovaj proces radi, ustanoviće se uska grla u procesima, odnosno problematika koja nastaje na mapi od prijema robe do isporuke. Kada se identifikuju slabe tačke u kojima dolazi do kašnjenja, grešaka ili nedostatka resursa, smanjiće se polje delovanja, gde treba intervenisati.
Ovome mogu da pomognu alati sa funkcijama za ažuriranje podataka koji umanjuju ljudsku grešku. Kako bi se, na kraju, motivisao tim na tačnost i odgovornost, treba jasno definisati uloge i odgovornosti svakog člana tima. Održavanje redovnih sastanaka i mogućnost obuke zaposlenima da bolje razumeju proces i alate stvara veoma važnu osnovu za efikasno i efektno poslovanje. Na taj način se smanjuju operativni rizici i poboljšava učinak tima u magacinu.
Smanjivanje manjkova i viškova
Struktuirani pristup koji podrazumeva analizu, komunikaciju i tehnološku podršku prvi je korak ako želimo da na duge staze efikasno rešimo razliku u stanju.
Analiza uzorka je prvi korak, a tokom tog koraka proverava se da li je greška nastala tokom unosa podataka, prilikom transporta ili usled nekih nepravilnosti u internim procedurama. Identifikacija ne rešava problem samo akutno, već ukazuje na mogućnost ponavljanja u budućnosti.
Softverska rešenja mogu značajno da ubrzaju prepoznavanje i ispravljanje grešaka. ERP tehnologija, skeneri bar kodova i automatizovani sistemi za praćenje zaliha omogućavaju trenutni uvid mnogo brže nego ranije. Kada se ovi alati integrišu u postojeći softver, obezbeđuje se konzistentnost podataka. ERP sistemi u tom smislu pomažu mnogo više nego bilo gde drugde.
Digitalne tehnologije kao spas
Uvesti digitalnu tehnologiju u magacinsko poslovanje postalo je suštinski važno kada je reč o eliminisanju grešaka i povećanju efikasnosti. Tehnološka rešenja pružaju mnogo bolje upravljanje zalihama jer se tako optimizuju resursi i smanjuju ljudske greške, čime se tvara put ka konkurentnijem poslovanju.
Kompanije koje su prešle na ERP sisteme i integrisale ih u svoje softvere pokazuju mnogo bolju evidenciju i povećanje efikasnosti. Pre digitalziacije, ogroman izazov bili su nedosledni podaci i kašnjenja u isporuci, oko čega se mogu saglasiti gotovo svi. Automatizovanjem procesa omogućava se kompanijama da unaprede korisničko iskustvo, što smanjuje operativni trošak. Digitalna transformacija magacinskog poslovanja je realnost kojoj danas treba da pribegnu svi koji iole ozbiljno shvataju svoj posao.
Insistiranje na preciznosti ne predstavlja trenutno rešavanje problema već investiciju u mir. Uspešno magacinsko poslovanje, pogotovo na kraju godine, zahteva fokus na četiri stuba – organizaciju, edukaciju, tehnologiju i prevenciju. Kada postoje jasno definisane procedure, redovni pregledi zaliha i standardizacija unosa podataka, greške se minimizuju i osigurava se doslednost.
Kada na kraju godine svedemo račune, važno je da imamo odgovore na to kako se odnosimo prema pomenuta četiri stuba. Organizacija posla je prvi korak, edukacija zaposlenih i prevencija problema stoje veoma visoko na lestvici. A kada govorimo o tehnologiji, ona je posebna finesa koja celoj stvari daje poseban ton. Tehnologija zahteva malo truda u inicijalnim fazama, ali se plodovi rada u savezništvu sa njom vide veoma brzo. Kada govorimo o automatizaciji procesa, o čemu smo već ne mali broj puta do detalja razmatrali, možemo da podcrtamo to da će kraj godine bez sumnje biti lakši. Svođenje računa na kraju godine je ravnanje piste za sledeću. A ako o sledećoj ne razmišljamo kao o boljoj, valja se zapitati, mašimo li poentu.
