Bliži se leto. To divno doba godine kada svi jedva čekaju da napuste svoje kancelarije, sanjajući o plažama, koktelima i beskrajnim danima bez stresa. Nažalost, posao se nikada ne završava. Zalasci sunca sa jedne strane pune vašu energiju, dok se inboks puni. Da, leto je izvrsno godišnje doba, ali radni zadaci gomilaju se i u vreme kada ste vi na odmoru. Srećom, postoji nešto što nudi rešenja koja mogu pomoći da se održava kontinuitet poslovanja i tokom sezone godišnjih odmora. U ovom tekstu ćemo istražiti kako RPA može olakšati poslovanje i omogućiti zaposlenima da se bezbrižno opuste dok su na odmoru, uz konkretne primere iz prakse.
Digitalni pomoćnik.
Neupućeni bi rekli da je RPA još jedna dosadna tehnološka skraćenica. Ali, da li je stvarno tako? To je zapravo digitalni pomoćnik koji zaista može da preuzima rutinske zadatke dok ste vi na letnjoj avanturi. RPA može da radi 24/7 bez pauze, baveći se zadacima kao što su unosi podataka, obrade faktura ili čak odgovaranje na mejlove. Dakle, dok ste vi ili vaše kolege na odmoru, RPA je idealan da umesto vas obavlja zadatke koji su ponavljajući i ne zahtevaju složeno donošenje odluka.
Naravno da nam je svima poznat onaj osećaj kada sredinom jula ušetamo u kancelariju i shvatimo da je cela ekipa misteriozno nestala. Ljudi su svakako na svojim zasluženim odmorima, ali more zadataka ne presušuje. Zbog toga je RPA ozbiljan saveznik kada govorimo o redukciji stresa.
Leto donosi još jednu zanimljivu dinamiku – sezonske promene u obimu posla. Jednog dana je sve mirno, a sledećeg dana vam se čini da se svet ruši jer su svi odlučili da baš tada nešto trebaju. Zvuči poznato? Naravno da zvuči. Letnje radne bure su pravi izazov, ali opet, tu je RPA da spasi dan.
Efikasna RPA „supermoć“
Letnje hitne situacije su posebna vrsta stresa. Svi znamo taj osećaj kada se nešto hitno pojavi, a pola tima je na odmoru. Potreba za brzim reakcijama je u tim situacijama nikad veća. Automatizacijom ključnih procesa, RPA može brzo i efikasno reagovati na neočekivane izazove. Bilo da se radi o obradi hitnih naloga, upravljanju korisničkim upitima ili generisanju izveštaja, RPA je tu da preuzme kontrolu.
Naravno, manjak osoblja tokom leta nije samo privremeni problem. Dugoročno gledano, potreban je održivi plan. U tom kontekstu, RPA nije samo privremeno rešenje, već dugoročna strategija za održavanje produktivnosti i morala zaposlenih.
Automatsko odgovaranje na e-mailove ne podrazumeva samo automatski responder koji nude servisi poput Google-a i Microsofta. Kada govorimo o RPA tehnologiji, koristeći unapred definisane odgovore za česte upite ili preusmeravajući specifične zahteve na odgovarajuće osobe ili sistem, RPA nudi naprednija rešenja za ovaj deo posla koji zna da „pojede“ dobar deo radnog dana.
Automatizacija obračuna plata, faktura i poreskih obaveza
Jedan od najvažnijih finansijskih zadataka je obračun plata i poreza, što može biti posebno stresno kada ključni članovi tima nisu prisutni. RPA botovi mogu da prikupljaju podatke o radnim satima i zaradama, obrađuju ih i generišu isplate, čime se smanjuje mogućnost grešaka i obezbeđuje pravovremena isplata. Kada je reč o poslovima kao što su obrade faktura, RPA može automatski preuzimati, čitati, pa čak i obrađivati fakture, unoseći podatke u finansijski sistem i obaveštavajući relevantne timove o izvršenju plaćanja. Automatizovani sistemi mogu organizovati i zakazivati sastanke sa klijentima ili kolegama, pa čak i voditi računa o dostupnosti svih učesnika.
Što se tiče obrade faktura, softver koristi optičko prepoznavanje karaktera (OCR) za izdvajanje relevantnih podataka, kao što su broj fakture, iznos i datum. Izdvojeni podaci se zatim unose u računovodstvene sisteme. RPA može raditi i proveru da li podaci na fakturi odgovaraju podacima u sistemu, a u slučaju neslaganja, faktura se označava za ručnu proveru.
Sjajan primer iz prakse jeste kompanija Siemens koja je uz pomoć RPA uštedela hiljade sati godišnje standardizujući procese verifikacije i upravljanja podacima.
Kompanija Uber takođe, morala je automatizovati ove procese jer obrada faktura zahteva drugačije procedure u Velikoj Britaniji i Kini u odnosu na Ameriku.
Onboarding proces
Uvođenje novih zaposlenih u poslovne tokove često je posao koji zahteva strpljenje, a ponajviše zbog ponavljanja izvesnih procesa. Automatizacijom mnogih rutinskih i administrativnih zadataka, ovaj proces omogućava HR timovima da se fokusiraju na personalizovane aspekte onboardinga, dok se repetitivni zadaci obavljaju brže i efikasnije.
RPA u ovim momentima može da igra veoma važnu ulogu kada je reč o prikupljanju podataka i informacija iz regrutacionih sistema ili čak i direktno od kandidata putem online formulara. Na osnovu prikupljenih podataka, RPA može da automatski generiše sve neophodne dokumente za onboarding, uključujući ugovore o radu, politiku kompanije, forme za beneficije i druge relevantne dokumente.
RPA može da se integriše sa kalendarima i automatski zakaže uvodne treninge, orijentacije i sastanke sa ključnim osobama u timu. Automatizovani sistem šalje podsetnike i potvrde novih termina zaposlenima i trenerima. Ovakvi sistemi mogu pratiti i napredak novog zaposlenog u ispunjavanju obaveznih treninga i zadataka, beležiti napredak i generisati izveštaje za HR tim.
Kada je reč o samom procesu posla, RPA može poslati i automatski mejl dobrodošlice, sa svim relevantnim informacijama i resursima koje novi zaposleni treba da zna, detaljna uputstva za prvi radni dan, uključujući informacije o rasporedu, lokaciji, kontaktima i potrebnim materijalima.
Vi na moru, a RPA brine o zalihama
Kada govorimo o preduzećima koje podrazumevano na stanju treba da imaju izvesne proizvode, RPA je odličan saveznik za vođenje posla u danima zatišja. Softver u ovakvim situacijama analizira trenutne zalihe i automatski ažurira inventar u realnom vremenu, smanjujući rizik od grešaka. RPA u tim situacijama, kada zalihe padnu ispod određenog, unapred propisanog nivoa, automatski šalje obaveštenja relevantnim timovima, ili čak inicira narudžbine za dopunu zalihe, ma o kojim zalihama da je reč.
Ako je reč o skladištima, na ovaj način omogućava se efikasno korišćenje proizvoda. Softver može automatski pratiti datume isteka proizvoda, slati obaveštenja za proizvode kojima se bliži kraj roka upotrebe. Kada je reč o sistemima za e-prodaju RPA prikuplja narudžbine iz različitih kanala (web prodavnica, email, EDI) i unosi ih u sistem za upravljanje narudžbinama.
Softver automatski verifikuje podatke o narudžbini (npr. dostupnost zaliha, tačnost podataka o klijentima) i obrađuje narudžbine, uključujući generisanje računa i naloga za isporuku.
Trebala je da se desi pandemija korona virusa, da globalna kompanija PepsiCo, čije proizvode volimo i na ovom kraju sveta, shvati da im je preko potrebna transformacija i digitalizacija procesa nabavke. Šta su uradili? Modernizovali su infrastrukturu i podatke uz pomoć Cloud tehnologije i automatizovali repetitivne poslove. Uz pomoć Cloud i RPA tehnologije podigli su nivo funkcionisanja lanca snabdevanja, agilnost proizvodnje, efikasnost i tačnost predviđanja.
Važno je, na kraju, razumeti da su određeni softveri napravljeni kako bi ljudima olakšali najobičnije svakodnevne zadatke koji oduzimaju vreme od suštinskog bavljenja određenim poslom. RPA tehnologija je izuzetno korisna za kompanije ne samo tokom sezone godišnjih odmora, jer omogućava automatizaciju rutinskih zadataka, održava kontinuitet poslovanja i smanjuje operativne troškove. Neke kompanije (među njima i mnogi naši klijenti) koje već koriste RPA mogu potvrditi da ova tehnologija poboljšava produktivnost i zadovoljstvo zaposlenih, dodatno omogućavajući da bezbrižno uživaju u svojim odmorima.
Da li vaša kompanija razmišlja o korišćenju RPA? Pišite nam za više informacija.
