Evidencija radnog vremena je beleženje dolazaka, odlazaka, radnih sati, prekovremenog rada, smena i odsustava zaposlenih. Na tim podacima počiva obračun zarada, a unose se svakog dana, pa je evidencija dobar prvi korak u automatizaciji HR procesa.
Da li je evidencija radnog vremena obavezna
Jeste. Zakon o evidencijama u oblasti rada obavezuje svakog poslodavca da vodi evidencije o zaposlenima, uključujući evidenciju o radnom vremenu, bez obzira na oblik organizovanja i broj zaposlenih. Zakon o radu dodatno propisuje dnevnu evidenciju prekovremenog rada.
Evidencije mogu da se vode i elektronski, putem sredstava za automatsku obradu podataka, pa softver za evidenciju radnog vremena može da zameni papirne liste i tabele.
Koje podatke pratiti
Potpuna evidencija radnog vremena zaposlenih obuhvata:
- dolaske i odlaske sa posla,
- radne sate i prekovremeni rad,
- smene i raspored rada,
- odsustva: godišnji odmor, bolovanje i druga odsustva,
- rad od kuće i rad na terenu, ako ih firma ima.
Podaci o bolovanju mogu da se preuzimaju i elektronski, kroz eBolovanje.
Šta prvo automatizovati
Dolasci i odlasci. Umesto ručnih lista i tabela, prisustvo se beleži kroz softver ili aplikaciju za evidenciju radnog vremena, pa podaci stižu u sistem istog dana.
Radni sati i prekovremeni rad. Sistem sam sabira sate i izdvaja prekovremeni rad, što olakšava i zakonsku dnevnu evidenciju prekovremenog rada.
Odsustva. Zahtevi za godišnji odmor, bolovanje i rad od kuće šalju se i odobravaju u sistemu, u skladu sa pravilima firme, a HR ima pregled svih odsustava na jednom mestu.
Veza sa obračunom zarada. Kada su evidencija i obračun zarada u istom sistemu, radni sati, prekovremeni rad i odsustva ulaze u obračun bez ručnog prepisivanja.
Evidencija kao deo šire HR digitalizacije
Automatizovana evidencija radnog vremena je osnova na koju se nadovezuju ostali HR procesi: kadrovska evidencija i elektronski dosijei zaposlenih, upravljanje organizacionom strukturom, regrutacija i selekcija kandidata i obračun zarada. HR tim tako manje vremena troši na administraciju, a više na razvoj zaposlenih i planiranje kadrova.
Kako AI smanjuje administraciju u HR-u i obračunu zarada, objašnjava poseban vodič.
Beyond Workforce: evidencija, HR i obračun zarada na jednom mestu
Beyond Workforce je rešenje M&I Systems Group-a za HR i obračun zarada, deo Beyond 360 platforme. Sastoji se iz dva dela:
Beyond HR obuhvata evidenciju radnog vremena, smena, bolovanja i odmora, elektronske dosijee zaposlenih, organizacionu strukturu i regrutaciju i selekciju kandidata.
Beyond Payroll automatski obračunava plate i druga primanja, direktno se povezuje sa e-banking sistemima i generiše zakonske obrasce i izveštaje.
Zaposleni mogu sami da preuzmu platne listiće, pošalju zahteve i ažuriraju lične podatke, bez angažovanja HR tima, a sistem prati izmene propisa. Više o tome u opisu HR modula Beyond 360.
Rezultat se vidi u brojkama. Kod firmi koje koriste Beyond 360, administrativni rad u ljudskim resursima manji je za do 70%.
Pitanja i odgovori
Šta je evidencija radnog vremena?
Beleženje dolazaka, odlazaka, radnih sati, prekovremenog rada, smena i odsustava zaposlenih, kao osnova za obračun zarada.
Da li je evidencija radnog vremena obavezna?
Da. Zakon o evidencijama u oblasti rada obavezuje svakog poslodavca, bez obzira na oblik organizovanja i broj zaposlenih, a Zakon o radu propisuje i dnevnu evidenciju prekovremenog rada.
Može li se evidencija voditi elektronski?
Da. Evidencije mogu da se vode i putem sredstava za automatsku obradu podataka, pa se mogu voditi kroz softver umesto na papiru.
Šta prvo automatizovati?
Beleženje dolazaka i odlazaka i obračun radnih sati, jer se ti podaci unose svakodnevno i direktno utiču na obračun zarada.
Kako se evidencija povezuje sa obračunom zarada?
Kada su evidencija i obračun zarada u istom sistemu, radni sati, prekovremeni rad i odsustva ulaze u obračun bez ručnog prepisivanja.
Zaključak
Evidencija radnog vremena je zakonska obaveza i osnova za tačan obračun zarada. Kada se dolasci, radni sati, prekovremeni rad i odsustva beleže automatski i povežu sa obračunom zarada, HR tim dobija tačne podatke bez ručnog prepisivanja i više vremena za rad sa ljudima.
Ako želite da automatizujete evidenciju radnog vremena, zakažite konsultacije sa timom M&I Systems Group.
