Implementacija ERP sistema je višefazni projekat kojim se ERP uvodi u svakodnevni rad firme, od planiranja do puštanja u rad. ERP povezuje finansije, ljudske resurse, proizvodnju, nabavku i prodaju u jedan sistem i postaje osnova za upravljanje poslovnim procesima. Najviše koristi donosi srednjim i velikim organizacijama sa složenim procesima.
Da bi sistem doneo očekivane rezultate, implementacija prolazi kroz sedam ključnih koraka. Pre toga dolazi izbor ERP sistema koji odgovara vašoj firmi.
Prednosti implementacije ERP sistema
Dobro uvedeni ERP menja način na koji firma radi:
- veća efikasnost i produktivnost kroz automatizaciju procesa rada,
- podaci i izveštaji u realnom vremenu, kao osnova za brže odluke,
- bolja saradnja i komunikacija između odeljenja,
- niži troškovi kroz bolje upravljanje zalihama i manje operativnih gubitaka,
- skalabilnost, jer sistem prati rast i promene u poslovanju.
7 ključnih koraka za implementaciju ERP-a
- Planiranje. Definišu se ciljevi projekta, formira tim za implementaciju i pravi detaljan plan sa budžetom, rokovima i resursima. Već u ovoj fazi identifikuju se ključni poslovni procesi koji ulaze u ERP.
- Analiza. Detaljno se proučavaju postojeći procesi i sistemi, rad odeljenja i veze među njima. Cilj je da se utvrde stvarne potrebe organizacije i izazovi koje sistem treba da reši.
- Dizajn. Na osnovu analize oblikuje se struktura sistema: koji se moduli koriste i kako se povezuju sa postojećim procesima.
- Razvoj. Sistem se prilagođava dizajnu. Podešavaju se standardne funkcije, po potrebi razvijaju novi moduli i povezuju drugi softveri, a pripremaju se i podaci koji se prenose iz starih sistema.
- Testiranje. Pre puštanja u rad proveravaju se funkcionalnost, performanse i bezbednost sistema, da bi se problemi otklonili pre nego što utiču na poslovanje.
- Obuka zaposlenih. Zaposleni uče da koriste sistem kroz obuku prilagođenu svojim radnim zadacima. Dobra obuka smanjuje otpor prema promenama i ubrzava prelazak na novi sistem.
- Puštanje u rad (go-live). Sistem postaje operativan u stvarnom poslovanju. Prelazak se najčešće radi fazno, uz koordinaciju timova za podršku, obuku i tehniku, da bi poslovanje teklo bez prekida.
Podrška posle uvođenja
Posle puštanja u rad sledi podrška: prate se rezultati, rešavaju pitanja korisnika i sistem se dorađuje prema stvarnom radu. Bez tog koraka ni prethodnih sedam ne daje puni rezultat.
Ko za šta odgovara
Uspeh projekta zavisi od jasne podele odgovornosti.
Menadžment postavlja ciljeve i obezbeđuje podršku i resurse.
Vlasnici procesa iz svakog odeljenja opisuju kako rad teče i odlučuju šta se menja.
IT vodi računa o integracijama, pravima pristupa i prenosu podataka.
Implementacioni tim povezuje sve to u sistem i vodi projekat kroz faze.
Zaposleni koji će sistem koristiti daju povratne informacije i prolaze obuku.
Najčešće greške pri implementaciji ERP-a
Preskočena analiza procesa. Ako se stari, neuređen proces samo prebaci u novi sistem, problemi se prenose zajedno sa njim.
Nejasni ciljevi. Bez merljivih ciljeva projekat se širi, rokovi klize, a rezultat se ne može oceniti.
Prenos svih podataka. Prenos svega, uključujući zastarele podatke, poskupljuje projekat i unosi greške.
Slaba obuka. I najbolji sistem ne donosi rezultat ako ga zaposleni ne koriste kako treba.
Sve odjednom. Uvođenje celog sistema u svim odeljenjima istovremeno preopterećuje i kompaniju i ljude.
Kako M&I vodi Beyond 360 projekte
Kod Beyond 360 projekata M&I tim kreće od razgovora o poslovnom modelu, organizaciji, izazovima i ciljevima firme, a tek zatim prelazi na konfiguraciju sistema. Implementacija se vodi fazno, uz analizu procesa i obuku tima.
Rezultat se vidi u brojkama. Kod firmi koje koriste Beyond 360, administrativni rad u ljudskim resursima manji je za do 70%, a obrada faktura brža za do 80%. Primeri po sektorima pokazuju kako to izgleda kod stvarnih firmi.
Pitanja i odgovori
Šta je implementacija ERP sistema?
Proces uvođenja ERP-a u svakodnevni rad firme, od planiranja i analize procesa do puštanja u rad i podrške posle uvođenja.
Koji su koraci implementacije ERP-a?
Planiranje, analiza, dizajn, razvoj, testiranje, obuka zaposlenih i puštanje u rad, uz podršku posle uvođenja.
Koliko traje implementacija ERP sistema?
Zavisi od veličine i složenosti projekta. Najzahtevnija faza, realizacija, obično traje od tri meseca do godinu dana.
Koja je najčešća greška pri implementaciji ERP-a?
Preskočena analiza procesa. Tada se stari problemi prenose u novi sistem.
Da li se ERP uvodi odjednom?
Najčešće ne. Sistem se u rad pušta fazno, da bi se smanjili rizici i da bi poslovanje teklo bez prekida.
Zaključak
Implementacija ERP sistema daje rezultat kada prati jasan redosled: planiranje, analiza, dizajn, razvoj, testiranje, obuka i puštanje u rad, uz podršku posle uvođenja. Firme koje u projekat uđu sa jasnim ciljevima, dobrom analizom procesa i podeljenim odgovornostima iz njega izlaze sa bržim i preglednijim poslovanjem.
Ako planirate uvođenje ERP sistema, zakažite konsultacije sa timom M&I Systems Group.
