Upravljanje ljudskim resursima nikada nije bilo jednostavno – ali u poslednjih nekoliko godina postalo je još zahtevnije. Hibridni modeli rada, sezonski pikovi, različite smene i sve složenija pravila oko odsustava i bolovanja doneli su HR timovima dodatnu administraciju.
Umesto da se bave razvojem ljudi i kulturom kompanije, često se pretvaraju u “vatrogasce” koji rešavaju zahteve preko mejla, poruka i tablica. Ono što na prvi pogled deluje kao nekoliko minuta posla, u zbiru lako preraste u desetine sati svakog meseca – vreme koje bi HR mogao da uloži u strateške inicijative.
Zbog toga sve više kompanija traži načine da upravljanje vremenom rada učine transparentnijim, bržim i manje zavisnim od ručnog unosa.
U ovom tekstu pokazaćemo gde najčešće nastaju “skriveni gubici” prilikom vođenja evidencije radnog vremena i kako ih je moguće smanjiti praktičnim rešenjima koje M&I Systems Group razvija duže od 30 godina.
Cilj je jednostavan: omogućiti HR timu da zaista radi svoj posao, da razvija ljude i organizaciju – umesto da se bori sa administracijom.
Gde nastaju problemi za HR timove prilikom upravljanja vremenom rada?
Na papiru, procesi oko odsustava i evidencije rada deluju jednostavno: zaposleni pošalje zahtev, menadžer odobri, HR evidentira i prosledi u obračun plata.
U praksi, stvari izgledaju drugačije.
Evo pet mesta na kojima HR timovi najčešće gube sate svakog meseca:
- Zahtevi preko više kanala
Email, Viber poruka ili usmena molba na hodniku – sve završi u HR-u koji mora da prenese podatke u sistem ili Excel. Svaki “ručni unos” znači više minuta i više šanse za grešku.
- Nejasni tokovi odobravanja
Ko odobrava bolovanje? Da li godišnji mora prvo da potvrdi neposredni rukovodilac ili direktor sektora? Bez jasno definisanih hijerarhija, nastaje ping-pong poruka i nepotrebno čekanje.
- Ručni obračun prava
Koliko dana godišnjeg kome pripada, šta je sa bolovanjem, a šta sa slobodnim satima? Kada pravila ostanu “u glavama” ljudi iz HR-a, svaki obračun postaje mini-projekat, sa rizikom od prigovora i korekcija.
- Prekovremeni i smenski rad bez standarda
Ako se prekovremeni sati prijavljuju naknadno, ili plan smena nije povezan sa evidencijom odsustava, HR mora da pomiri podatke iz više izvora – što oduzima vreme i usporava obračun.
- Izveštaji i kontrole
Kada menadžment ili revizija zatraže podatke, HR često mora da spaja fajlove iz različitih tabela i šalje ih u formatu koji nije standardizovan. To zna da potraje satima, posebno u većim firmama.
Najbolji način da rešite ovaj problem u vašoj kompaniji
Problem nije nužno u složenosti procesa – već u rasutosti. Rešenje su centralizovani HR sistemi:
- Samouslužni portal za podnošenje zahteva, preuzimanje platnih lista i ažuriranje podataka
- Automatizovani procesi koji ubrzavaju obračun i rutinsku administraciju
- Podaci u realnom vremenu za brže i preciznije odluke.
Ovakav pristup smanjuje greške, podiže transparentnost i vraća sate HR timu.
U nastavku: kako to konkretno radi Beyond Workforce.
Kako Beyond Workforce olakšava upravljanje odsustvima
Odsustva i godišnji odmori su jedna od najosetljivijih tema u HR-u. Ako proces nije jasan i automatizovan, posledice se brzo osećaju: kašnjenja u obračunu, nezadovoljstvo zaposlenih i nepotrebno opterećenje HR tima. Upravo zato smo godinama razvijali ovaj modul u saradnji sa HR timovima širom regiona – da bismo uklonili tipične probleme i napravili sistem koji odgovara stvarnim potrebama u praksi.
Beyond Workforce donosi nekoliko ključnih prednosti:
- Centralizovani zahtevi – zaposleni svoj godišnji odmor ili bolovanje prijavljuju kroz samouslužni portal, bez mejlova i poruka
- Automatska pravila – sistem proverava usklađenost sa internim pravilima i zakonima, pa HR ne mora svaki put ručno da računa koliko dana kome pripada
- Jasni tokovi odobravanja – hijerarhija je digitalno definisana, pa zahtev uvek ide pravoj osobi i ne zadržava se u inbox-u
- Podaci u realnom vremenu – HR i menadžment imaju trenutni uvid u planirane odsutke, što olakšava planiranje smena i raspodelu resursa.
Rezultat? Nema gubljenja sati na prepisivanje i proveru, nema nesigurnosti oko pravila, a zaposleni jasno znaju gde i kako da podnesu svoj zahtev.
Šta HR tim i menadžment dobijaju kada je upravljanje odsustvima centralizovano
- Brže donošenje odluka
Menadžeri u svakom trenutku imaju uvid ko je odsutan i koliko dana odmora mu preostaje. Zahtevi se ne “gube” u mejlovima, već u realnom vremenu stižu do onih koji odlučuju. - Lakše planiranje kapaciteta
Planiranje smena i raspodela resursa postaju jednostavniji kada je odmah vidljivo ko i kada koristi godišnji odmor. Time se izbegavaju “rupe” u rasporedu i nepotrebna preopterećenja. - Potpuna transparentnost prema zaposlenima
Svaki zaposleni jasno vidi svoj saldo dana, status podnetih zahteva i istoriju odsustava. Time se eliminišu nesporazumi i smanjuje broj prigovora HR timu. - Manje grešaka u obračunu zarada
Podaci o odsustvima automatski ulaze u obračun plata. HR ne mora ručno da prepisuje podatke, što znači manje grešaka i manje dodatnih korekcija.
Zakažite besplatne konsultacije
Koliko puta ste poslednjih mesec dana “samo prepisali” odsustvo iz mejla u tabelu? Ako je odgovor veći od nule, imate sistem koji troši vreme.
Centralizovan, jasno definisan proces može vratiti fokus na ljude i organizaciju.
Želite da proverimo kako to može da izgleda kod vas?
Zakažite besplatne konsultacije sa našim timom.
