Obračun zarada nije posao koji „može i sutra“. Mora biti tačan, blagovremen i u potpunosti usklađen sa propisima – jer svaka greška direktno utiče na poverenje zaposlenih, rizik od kazni i reputaciju kompanije.
Kako organizacija raste (više lokacija, više pravnih lica, različite vrste isplata), opterećenje na interni tim eksponencijalno raste, a rokovi ne praštaju.
Upravo zato mnoge firme razmatraju outsourcing obračuna zarada: žele stabilnost procesa, manje reklamacija i veću kontrolu troškova, bez zapošljavanja dodatnih ljudi.
U ovom tekstu prolazimo kroz 7 jasnih signala da je pravi trenutak da pređete na eksterni model – i šta dobijate ako taj posao poverite timu sa dubokim iskustvom kao što je M&I Systems group.
7 jasnih signala da je vreme za outsourcing obračuna zarada
Ako prepoznate sebe u makar nekoliko navedenih situacija, outsourcing obračuna zarada neće biti „trošak“, već način da sprečite skupe greške i oslobodite HR/finansije za poslove koji donose rast.
1) Rokovi „gore“, a tim ne stiže
Poslednjih nekoliko dana pre isplate sve staje: ažuriranja stižu u poslednji čas, jedna korekcija vuče drugu, a ključne korake zapravo zna i kontroliše samo jedna osoba.
U takvom režimu greške postaju neminovne – i to ne samo u neto obračunu, već i kod bolovanja, dnevnica, bonusa i ostalih isplata. Kada se korekcije dešavaju posle isplate, poverenje zaposlenih trpi, a menadžment gubi jasnu sliku troškova.
Brzi self-check (iskreno, sa da/ne):
- Da li smo u poslednja 3 obračuna imali više od jedne korekcije posle isplate?
- Da li barem jedan ključni obračunski korak zavisi isključivo od jedne osobe?
- Da li HR/finansije „staju“ kada je obračun u toku (sve ostalo trpi)?
Kako M&I rešava problem
- Standardizovan kalendar i kontrolne tačke: jasno definisani rezovi za promene, cut-off za „druga primanja“, obavezni QA pre isplate.
- Dodeljeni konsultant + timska pokrivenost: nema single-point-of-failure; obezbeđen backup i kontinuitet tokom godišnjih odmora/bolovanja.
- Dogovoreni KPI/SLA: vreme obrade, broj korekcija po ciklusu, vreme odgovora na upite – transparentno i merljivo.
- Sigurna razmena podataka i tragač izmena: kontrola verzija i jasno ko je, šta i kada menjao.
Rezultat je predvidljiv ritam bez nervoze – već u prva dva ciklusa broj korekcija opada, rokovi se stabilizuju, a HR i finansije dobijaju nazad vreme za važnije poslove.
2) Sve više „drugih primanja“ i specifičnih slučajeva
Obračun odavno nije samo „plata + doprinosi“. Čim se uvuku bonusi, ugovori (autorski/delo/dopunski rad), bolovanja (poslodavac/RFZO), putni troškovi i dnevnice (domaće/ino), jednokratne pomoći, nagrade, vaučeri ili npr. rad na terenu – broj pravila eksplodira.
Razlika između naknade troška i oporezivog benefita, rokovi za prijavu/obračun, specifične formule i šifre u sistemu… sve to čini da „sporedne“ stavke postanu glavni izvor grešaka i reklamacija.
Kada se takve isplate rešavaju van glavnog procesa, kroz dodatne Excel tabele i mejlove u poslednji čas, rizik i nervoza rastu iz meseca u mesec.
Praktična posledica je dvostruka:
- Zaposleni osećaju nepravdu (isplaćeno „drugačije nego prošli put“).
- Menadžment gubi doslednost i predvidljivost troškova.
Dodatno, mnogi dobavljači tretiraju „druga primanja“ kao izuzetak koji se zasebno naplaćuje, pa kontrola budžeta postaje nejasna.
Brzi self-check (da/ne):
- Da li za „druga primanja“ i specifične slučajeve vodimo odvojene fajlove i ručne tabele?
- Da li primamo sve više pitanja/reklamacija upravo za ove stavke (dnevnice, bonusi, ugovori, pomoći)?
- Da li nemamo jedinstveno pravilo i „šifarnik“ koje svi u HR/finansijama konsekventno primenjuju?
Napomena: Kod mnogih provajdera, obračun „drugih primanja“ se tretira kao „extra“ i dodatno naplaćuje. Mi ga uključujemo u standardni obim – deo celokupne brige o zaposlenima i mesečnih izveštaja – bez skrivenih dodataka. Pod „druga primanja“ podrazumevamo: bonuse, dodatne isplate, autorske ugovore, dopunski rad, privremeno-povremene poslove, nagrade i jednokratne pomoći.
3) Česte izmene propisa i strah od kazni
Propisi oko zarada menjaju se češće nego što tim uspe da ih isprati
- Nove osnovice, pravila za oporezivanje benefita/naknada i rokovi ulaze „u hodu“.
- Ad-hoc tumačenja, dodatni Excel fajlovi i izmene u poslednjem trenutku.
- Nesigurnost pred kontrolom: „da li je sve prijavljeno i obračunato kako treba?“
Naš pristup je „compliance-by-default“. Proaktivno pratimo izmene, ugrađujemo ih u šifrarnik, pravila obračuna i kontrolne liste, pa proces ostaje stabilan bez obzira na novine. Pre svake isplate sledi QA provera, a svi koraci imaju jasan revizijski trag (ko, šta, kada je menjao).
Ishod: manje stresa, manji rizik od kazni i predvidiv, miran obračun iz meseca u mesec.
4) Sve „visi“ o jednoj osobi (single-point-of-failure)
Kada obračun praktično zna i kontroliše samo jedna osoba, svaki odmor, bolovanje ili odlazak iz firme pretvara se u operativni rizik. Znanje je u glavama, procedure su „prećutne“, a rokovi ne čekaju – i najmanji zastoj prerasta u lavinu korekcija.
Simptomi
- „Zovi nju/njega“ je jedini odgovor na većinu pitanja.
- Dokumentacija ne postoji ili je zastarela.
- Tokom odmora ključne teme stoje ili se rade „na brzinu“.
Rizici
- Kašnjenja i greške u neto, doprinosima i „drugim primanjima“.
- Nemogućnost brzog onboardinga zamene.
- Povećani troškovi i nervoza tima.
Outsourcing obračuna zarada može vam pomoći da ostvarite kontinuitet bez obzira na odsustva, brži onboarding novih ljudi i stabilnije rokove – bez „heroja dana“ i improvizacije.
5) Više pravnih lica, više lokacija, više valuta
Kako firma raste, obračun se raslojava: različiti formati i rokovi po entitetima, posebne politike dnevnica/bonusa, ručni importi iz više HR/ERP sistema. U tom haosu greške i kašnjenja ne nastaju zbog „nepažnje“, već zbog neujednačenih pravila i rasutih podataka.
Šta najčešće pravi problem
- različiti šifrarnici i Excel šabloni po lokaciji/entitetu
- parcijalni podaci (nedostaju sati, obračuni putnih troškova, specifični dodaci)
- ručni spajanje fajlova i dvostruki unos u ERP/računovodstvo
Kako outsourcing obračuna zarada rešava:
- jedinstven master šifarnik i standardizovan input za sva pravna lica
- konsolidovan kalendar i jasno definisani cut-off-ovi po lokacijama
- sigurna razmena (kriptovani kanali, portal/Jira) i revizijski trag svih izmena
- mesečni konsolidovani izveštaji + granulacija po entitetu, lokaciji, centru troška
6) Reklamacije zaposlenih rastu, reputacija trpi
Kada se posle isplate redovno javljaju greške (neto/net, dnevnica, bolovanje, bonus), poverenje zaposlenih pada, a HR i finansije troše dane na objašnjenja i korektivne obračune. U pozadini su obično neujednačena pravila, ručni fajlovi i improvizacije pred rok.
Simptomi
- Ponavljajuće žalbe za iste stavke
- Korektivni obračuni iz meseca u mesec
- „Mail ping-pong“ HR–finansije–računovodstvo
Šta uraditi odmah
- Mapirati top 5 ponavljajućih reklamacija i uvesti jedinstven šifarnik pravila.
- Uspostaviti cut-off datume i obavezni QA pre isplate (kontrolne liste).
- Prebaciti komunikaciju sa mejlova u jedinstveni tiket/kanal sa rokom odgovora i revizijskim tragom.
- Uvesti mesečni post-mortem: korekcije po uzroku, trend i vlasnik zadatka.
7) Potreba za boljim uvidima i kontrolom troškova
Ako menadžment ne može da dobije čist, uporediv pregled troškova zarada (po entitetu, lokaciji, timu, tipu isplate), teško je braniti budžet i planirati scenarije. Bez standardnih analitika, obračun ostaje „crna kutija“.
Gde zapinje
- Nema konsolidovanih izveštaja; podaci rasuti po fajlovima
- Nema trenda „drugih primanja“ i korekcija
- Teško je povezati podatke sa centrima troška
Minimalni set uvida koji treba da postoji
- Konsolidovan mesečni pregled troškova po pravnom licu, lokaciji i cost centru.
- Raspad po tipu isplate: osnovna zarada, „druga primanja“, korekcije (trend i učešće).
- Outlieri i odstupanja u odnosu na plan (varijansa % i din).
- Mapa toka podataka: input → obračun → knjiženje (ERP/GL), sa jasnoćom ko/šta/kada menja.
Kada su ovi uvidi dostupni, budžetske odluke se donose na osnovu podataka, a ne pretpostavki.
Benefiti koje kompanije najčešće primećuju uz outsourcing obračuna zarada
Nakon nekoliko obračunskih ciklusa, promene se vide i u operativi i u iskustvu zaposlenih. U praksi, kompanije najčešće primećuju sledeće:
- Tačnost: dosledan obračun svih stavki (uklj. „druga primanja“) i manje korekcija posle isplate.
- Pouzdanost: predvidljivi rokovi, jasne cut-off tačke i kontinuitet procesa bez „zastoja“.
- Rasterećenje administracije: manje ručnog rada i ad-hoc Excel fajlova; HR i finansije vraćaju vreme za stratezne zadatke.
- Bolja kontrola troškova: konsolidovani pregledi po pravnom licu, lokaciji i cost centru; trendovi i odstupanja vidljivi na prvi pogled.
- Znatno manje reklamacija zaposlenih: jedinstvena pravila, QA pre isplate i transparentna komunikacija skraćuju „mail ping-pong“.
Spremni da rasteretite obračun i smanjite rizike?
Ako se pronalazite u 2-3 signala, hajde da na kratkom pozivu prođemo kroz vaš trenutni proces i proverimo gde najviše „curi“ vreme i tačnost.
Zakažite razgovor sa našim stručnjacima.
