Ujednačenost. To je reč od koje treba poći, kada govorimo o svakom poslu koji uključuje više od jedne osobe. A takvih poslova je, izuzev čiste kreative, više od 99%. To bi značilo da je princip ujednačenosti izuzetno važan i da se bez njega ne može zamisliti uspeh. Naravno, kada govorimo o ovom principu, pominjemo ga kao nad načelo kome svaki posao stremi. Ali je realnost u većini slučajeva prilično drugačija.
Zbog toga su određene pozicije u velikim operacijama neizostavne. Posao projektnih menadžera je u isto vreme i najodgovorniji i veoma stresan, ali i plodonosan. U narednim redovima govorimo o odgovornosti projektnih menadžera koji su mašinovođe brojnih procesa i čiji je zadatak često da „zalutali“ projekat ili zadatak vrate na svoj kolosek.
PM na raskrsnicama mogućnosti i očekivanja
Kao prvo, kako bi se tim približio načelu ujednačenosti, planiranje i organizacija su prvi korak. Definisanje ciljeva i opsega projekta i izrada detaljnih planova aktivnosti i resursa deo su ovog procesa. Praćenje napretka projekta, identifikacija rizika i problema i predlaganje načina da se prevaziđu takođe su u opisu posla.
Ipak, ono što je suština posla kada je reč o vođenju projekta jeste komunikacija. Možemo reći da dobar projekt menadžer, projekat vodi u pravom smeru ukoliko adekvatno održava jasnu i efikasnu komunikaciju sa svojim timom, klijentima, zadacima i resursima. Metaforički raspet na ove četiri strane, PM treba da vodi računa da jedna od ovih strana ne uzme primat.
Kako PM doprinose uspehu projekata?
Još jedna od veoma važnih karakteristika dobrog projekt menadžera jeste u tome da upravlja rizicima. Prepoznavanje i prevencija rizika, kao i razvijanje optimalnih strategija za smanjenje ili eliminisanje istih, čini da se projekat i u početnoj, ali i u poodmaklim fazama ne pomeri previše od svoje suštine
Redovnost je takođe veoma važna. Međutim, tu na scenu stupa i još jedna osobina koju bi trebalo da poseduju oni koji upravljaju projektom. O tome se ne priča previše, niti se fokus stavlja na najljudskiju osobinu među onima koje često bez razloga krivimo za lične neuspehe.
Ono što smo naučili kroz godine iskustva rada na raznim projektima u različitim industrijama, jeste da ključ uspeha bilo kog projekta leži upravo u podjednakom angažovanju PM-a na strani pružaoca usluge i na strani klijenta kom se implementira određeno rešenje. Poznavanje procesa rada kao i otvorena i kontinuirana komunikacija između svih uključenih strana, osiguravaju pravovremeno prepoznavanje i rešavanje potencijalnih izazova, što doprinosi uspešnoj realizaciji projekta.
Sposobnost jedne osobe ili grupe osoba da stvore pozitivnu radnu atmosferu i pruže podršku i resurse za profesionalni razvoj članova tima, ključna je supermoć svakog uspešnog PM-a. Naime, motivacija tima u regularnim okolnostima ne predstavlja težak zadatak. Međutim, kada projekat kreće da isklizava sa šina, princip ujednačenosti se gubi i tu motivacija predstavlja pol koji treba da prevlada puku kritiku. Kratki rokovi, visoka očekivanja, potencijalni konflikti unutar tima i sa spoljnim akterima, tada postaju još prepoznatljiviji. Uz dobru strategiju i još bolju motivaciju, ovakve krize se lakše prebrode
Prepoznavanje „zalutalog projekta“
Prepoznavanje da je projekat “zalutao” važno je za njegovo pravovremeno vraćanje na pravi kolosek. Prvi znak je kašnjenje u vremenskom okviru. Ako ključne prekretnice nisu postignute na vreme ili se povećava broj propuštenih rokova, to ukazuje na ozbiljne probleme u planiranju i izvršenju.
Prekoračenje budžeta predstavlja drugi značajan znak. Kontinuirano premašivanje planiranih troškova i pojavljivanje neočekivanih izdataka bez jasnog uzroka ukazuju na loše upravljanje resursima.
Niska produktivnost tima je još jedan alarm. Ako se povećava broj grešaka i rework zadataka, a članovi tima pokazuju nizak moral i nedostatak motivacije, potrebno je hitno preispitati interne procese i radnu atmosferu.
Neslaganje sa klijentom ili interesnim stranama može biti bitan pokazatelj da projekat ide u pogrešnom smeru. Povećana učestalost konflikata, nesporazumi i odluke koje se donose bez saglasnosti svih zainteresovanih strana stvaraju nestabilno okruženje koje može dovesti do neuspeha projekta.
Praćenje ovih znakova i njihova pravovremena identifikacija omogućavaju projektnim menadžerima da preduzmu potrebne korektivne mere i vrate projekat na pravi put.
Hm, i šta onda?
Kada se desi (a desi se i najboljima) da projekat ode sa planiranog puta, prvi korak u vraćanju je detaljno preispitivanje trenutnog stanja. To uključuje temeljnu analizu svih aspekata projekta kako bi se identifikovali ključni problemi i uzroci odstupanja. Ova analiza omogućava menadžerima da razumeju gde je projekat skrenuo sa planiranog puta i koje su glavne prepreke
Nakon analize, sledeći korak je revizija plana projekta. Ciljevi i rokovi moraju biti prilagođeni realnim mogućnostima tima i dostupnim resursima. Reorganizacija resursa i redefinisanje prioriteta su neophodni kako bi se osiguralo da su svi aspekti projekta usklađeni sa novim planom.
Uvođenje dodatnih kontrolnih tačaka i monitoringa da bi se osigurala precizna evaluacija napretka prethodni svakako mogućem angažovanju dodatnih resursa ili eksperata. Sve to u saglasju može da pomogne u rešavanju problema.
Kontinuirano praćenje i evaluacija napretka su od suštinskog značaja. Redovno izveštavanje o napretku i prekretnicama omogućava pravovremenu identifikaciju novih problema i prilagođavanje strategija. Fleksibilnost u pristupu i spremnost na prilagođavanje planova u skladu sa promenama osiguravaju da projekat ostane na pravom koloseku.
Važnost transparentne komunikacije
Svedoci smo često da se u timovima događa taj mnogo puta upotrebljeni termin “Miscomunication”, koji bismo mogli da prevedemo i kao nesporazum, ali i kao nedostatak komunikacije. Održavanje otvorenih kanala komunikacije sa svim zainteresovanim stranama je ključno za uspešno upravljanje projektima. Transparentnost obezbeđuje da svi učesnici budu informisani o trenutnom statusu projekta i svim ključnim promenama. Redovna ažuriranja i pravovremeno deljenje informacija pomažu u izbegavanju nesporazuma i osiguravaju da su svi na istoj strani.
Efikasna koordinacija tima podrazumeva da svi članovi imaju jasno definisane uloge i odgovornosti. Ovo obezbeđuje da svako zna šta se od njega očekuje i kako njegov rad doprinosi ukupnom uspehu projekta. Promovisanje saradnje i timskog duha je od suštinske važnosti za stvaranje sinergije i postizanje zajedničkih ciljeva. Uloga projektnog menadžera je da sve one zadatke koji dolaza od spolja, vešto utka u priču koja treba da služi kao interni kompas.
Aktivno uključivanje klijenata i drugih interesnih strana u proces donošenja odluka doprinosi boljem razumevanju njihovih potreba i očekivanja. Tu, dakako, ne treba uvek preterivati sa uključivanjem u implementaciju, ali oslušnuti puls, čini se najvažnijim.
Redovno prikupljanje povratnih informacija omogućava prilagođavanje plana projekta kako bi se bolje odgovorilo na zahteve i izazove. Integrisanje tih povratnih informacija u planiranje i izvršenje osigurava da projekat ostane relevantan i usklađen sa interesima svih uključenih.
Primena ovih principa komunikacije i koordinacije pomaže u održavanju stabilnosti i fokusa projekta, što je ključno za njegovo uspešno vraćanje na pravi kolosek.
Kao generalni zaključak, mogli bismo da izvedemo to da je projekt menadžer medijum kroz koji prolaze sva ona četiri pravca, o kojima smo govorili na početku. I da, upravo ujednačenost između želja i mogućnosti zadataka, klijenata, tima i resursa, čini da projekat ne prokliza. A kako se bolje uči nego prevencijom starih grešaka. Nema univerzalnijeg saveta.
