E-Rechnung

Die gesetzliche Verpflichtung aller juristischen Personen ab dem 1. Januar 2023 besteht darin, Rechnungen über das e-Faktura-Portal zu senden und zu empfangen.
Wir sind Kunden entgegengekommen und unsere eigene e-Rechnung-Lösung, die SAP e-Faktura, entwickelt.
SAP e-Faktura Lösung, unterstützt die Anforderungen der lokalen Rechtsvorschriften und ermöglicht gleichzeitig den maximal automatisierten und vereinfachten Austausch von Dokumenten zwischen den beiden SAP Systemen ERP und SEF (System der elektronischen Rechnungsstellung).
Die Lösung ist funktional, optisch an Endnutzer angepasst und extrem einfach zu bedienen. Unsere Lösung entspricht den gesetzlichen Vorschriften und Funktionalitäten auf dem SEF-Portal.

Funktionalitäten:

Automatisches Generieren und Versenden von SD- und FI-relevanten Dokumenten an das e-Faktura-Portal

  • Ausgangsdokumente der Rechnung,
  • Genehmigungen,
  • Schulden,
  • Vorausrechnungen,
  • Rechnungen an Benutzer des öffentlichen Sektors mit zusätzlicher automatischer Registrierung im CRF-Portal,
  • Individuelle MwSt.-Aufzeichnungen.

Die Daten werden im vorgeschriebenen UBL-Format gesendet

Als Teil der UBL-Datei wird auch ein gedrucktes Dokument erstellt und versendet: Rechnungsformat aus dem SAP-System – PDF als Anhang.
Die abgedeckten Druckversionen sind SAP Script und Smart Form und werden automatisch versendet, unabhängig davon, ob der Druck von einem Benutzer in SAP erstellt wird.
Es besteht auch die Möglichkeit, die Drucksachen im E-Faktura-Dashboard durch den Benutzer einzusehen.

Übersicht über eingehende Dokumente

Die Lösung deckt auch eingehende Dokumente ab.
Dokumente und Dokumentstatus werden automatisch heruntergeladen und mit dem e-Faktura-Portal synchronisiert.
Es ist möglich, die Daten und den Ausdruck der Eingangsrechnung direkt aus SAP einzusehen, die Rechnung anzunehmen oder abzulehnen, inklusive Eingabe des Ablehnungsgrundes.

Es ist möglich, die folgenden Elemente an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen:

  • Versandrelevante SD- und FI- Dokumenttypen,
  • Nachrichtentypen (Druckarten) und Arten von Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Drucken relevanter Dokumente,
  • Felder zu den personenbezogenen Daten des Kunden, die für JBKJS relevant sind – Eindeutige Nummer des Benutzers öffentlicher Mittel,
  • Ermittlung des relevanten Datums als Rechnungsumsatzdatum (Steuererklärungsdatum),
  • Anpassung der Steuerbefreiungskategorien und vielen anderen detaillierten Einstellungen, damit die Lösung alle bestehenden Fälle abdeckt.

Automatische Aktualisierung gesendeter Dokumente in SAP e-Faktura gemäß SEF

  • Statusänderung gemäß den auf SEF angezeigten Status,
  • Herunterladen der SEF-Dokumentennummer,
  • Herunterladen des PDF-Drucks vom SEF-Portal,
  • Herunterladen der UBL-Datei für das gesendete Dokument.

Kontrollmechanismen im e-Faktura-Dashboard

  • Überprüfung der Benutzerregistrierung auf dem SEF-Portal,
  • Verhinderung von Mehrfachversand von Dokumenten,
  • Besondere Kennzeichnung von Dokumenten, die vom Käufer bei SEF abgelehnt wurden,
  • Besondere Kennzeichnung von Dokumenten, die im SAP-System storniert und nicht an SEF gesendet wurden.

Prüfung und Analyse der an SEF übermittelten Dokumente nach verschiedenen Kriterien

  • Separate Ansicht von SD- und FI-Dokumenten,
  • Auswahl von Dokumenten nach Kunde, Belegnummer, Belegdatum und Buchungsdatum: Einfach- und Mehrfachauswahl mit der Möglichkeit zum Ausschluss bereits versendeter Belege und/oder stornierter Belege aus der Prüfung, sowie Prüfung in Bezug auf Belegstatus auf SEF,
  • Prüfung einzelner Dokumente per Direktaufruf aus dem e-Faktura-Dashboard.

Integration

  • Die Lösung kann mit DMS-Lösungen integriert werden, um ein aus SAP gedrucktes oder aus dem e-Faktura-Portal gedrucktes PDF-Dokument weiterzuleiten.
  • Auch die Integration mit externen e-Faktura-Lösungen ist möglich, da unsere e-Faktura-Lösung alle Daten für die UBL-Datei aufbereitet und die UBL-Datei und den Druck von SAP an die externe Lösung weiterleitet.

Protokollierung möglicher Fehler

Es gibt ein detailliertes Protokoll der ausgehenden und eingehenden Kommunikation mit dem SEF-Portal für eventuelle Problemdiagnoseanforderungen.

Manueller oder automatisierter Versand

Es ist möglich, Dokumente mit einem Klick über das e-Faktura-Dashboard zu senden, oder Erstellung von Hintergrundjobs, um Daten zu senden und den Status entsprechend den Benutzeranforderungen zu aktualisieren.