Business Process Analysis

Fortgeschrittene Tools im Dienst der lukrativen Geschäftstätigkeit

Die optimale Nutzung von Prozessen und Ressourcen führt zur Erhöhung von Erträgen, und der erste Schritt und die meist effiziente Weise auf diesem Weg ist die Optimierung von Geschäftsprozessen.

BPA (Business Process Analysis) stellt die Unterstützung für den Ertragswachstum, die Entwicklung der Geschäftstätigkeit und die Zufriedenheit der Klienten, die Vorbereitung für die digitale Transformation durch kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Automatisierung der Geschäftsabläufe auf einer fortgeschrittenen technologischen Plattform.

Der Weg zum Fortschritt

  • Verbesserung der gesamten Geschäftseffizienz – die Ressourcen werden optimal ausgenutzt und die unnötige Verschwendung wird eliminiert
  • Erhöhung der Prozessagilität – flexible Geschäfts- und IT-Prozesse sichern die rechtzeitige Reaktion auf die veränderlichen Marktbedingungen, Geschäftsmodelle und Anforderungen der Kunden
  • Erhöhung der Prozesseffizienz – Verbesserung der Ergebnisse der Prozessanalyse zum Zweck der Beseitigung überflüssiger und doppelter Schritte
  • Erster Schritt zur digitalen Transformation
  • Verkürzung des Zeitraums für die Digitalisierung – verkürzter Zeitraum des Designs des neuen Prozesses für die Implementierung in das IT-System

Beste Kandidaten für die Einführung der Veränderungen

  • großer Umfang von Aufgaben
  • große Anzahl von Leuten und Sektoren im Rahmen des Prozesses
  • Einfluss auf andere Prozesse und System
  • Bedarf nach Wirtschaftsprüfung

Ausgewählte Industriebereiche

  • Finanzsektor – Kreditanstalten und Versicherungsgesellschaften
  • Ölunternehmen
  • öffentliche Verwaltungsstellen
  • Logistik

Technologien und Methoden

Wir realisieren das Projekt in Phasen:

  • Dokumentation bestehender Prozesse und ihrer Abhängigkeiten, Daten und IT-Anwendungen im Unternehmen
  • Design “process to be” mit der Anpassung an die Unternehmensstrategie
  • Analyse und Vorschlag der Optimierung des Prozesses zum Zweck der Minderung der Komplexität von Prozessen und der Kosten

Wir erbringen allumfassende Dienstleistungen und Beratungsexpertise durch methodologischen, analytischen und technisch-technologischen Zugang, wobei wir die modernsten Tools verwenden:

  • ARIS Plattform Tools & Management
  • Management der Geschäftsabläufe
  • Analyse der Geschäftsabläufe
  • Prozessoptimierung
  • Unternehmensarchitektur
  • Prozessintelligenz & Leistungsmanagement
  • Prozess-Mining
  • Governance, Risk & Compliance
  • Lean and Six Sigma

Process Intelligence (PI)

Entdecken, analysieren und verfolgen – der weg zur prozessverbesserung

Weisen die Schlüsselindikatoren ihrer Geschäftsleistung darauf hin, dass Ihre Prozesse keine maximale Effizienz gewährleisten, ist die erste Frage, wo für eine Verbesserung angesetzt werden muss. Ohne ein klares Verständnis jedes Geschäftsprozesses – nicht nur auf der Entwicklungs- oder Umsetzungsebene, sondern auch in der detaillierten Ausführung – werden Sie keinen realistischen Einblick in die grundlegenden Ursachen der ausbleibenden Effizienz gewinnen. Erkennen Sie mithilfe einer Verfolgung der Prozessleistung Engpässe und schließen Sie Lücken.

Was sind die Vorteile?

Die Prozessintelligenzlösung ermöglicht durch die Verwendung einer prozessorientierten Technologie und prozeduraler Modelle die Festlegung der Prozessziele und zugleich die Messung, Überwachung, Analyse und Optimierung der tatsächlich ausgeführten (as executed) Geschäftsprozesse in Echtzeit. Die technische Lösung für Prozessintelligenz basiert auf ARIS-Lösungen – ARIS-Prozessleistungsmanager (ARIS PPM) und Aris MashZone.

Eine solche technische Lösung ermöglicht folgende Funktionalitäten:

  • Interne und externe Datenanalysezur Verbesserung des Datenaustauschs (strategisches Dashboarding)
  • Automatische Identifizierung von Geschäftsprozessenzum Zweck einer größeren Transparenz (Prozessermittlung)
  • Analyse der Verlaufsdaten (historische Daten)zur Erkennung und Beseitigung von Schwachstellen (Prozessanalyse)
  • Benchmarking des Prozesses zum Zwecke der Analyse und
  • Erkennung der besten internen Praxis (Prozess-Benchmarking)
  • Verfolgung der Geschäftsaktivitätenzum Zweck der schnelleren Erkennung und Behebung von Fehlern (Business-Activity-Monitoring)
  • Organisationsanalysezur Aufdeckung tatsächlicher Teamstrukturen (Networking)
  • Komplexe Analyse der Prozessaktivitäten(Verarbeitung komplexer Ereignisse)
  • Automatische Erkennung der End-to-End-Prozesse aus dem ERP, CRM und anderen Systemen
  • Verfolgung und Analyse der Leistung und Struktur der Geschäftsprozesse
  • Identifizierung der besten Geschäftspraktiken und konkrete Optimierungsmaßnahmen
  • Optimierung von Team- und Kooperationsstrukturen
  • Einfache Analyse der Abweichungen in Standardprozessen 
  • Modellierung aktueller Prozesse, die einen Einblick in die tatsächliche Visualisierung des Prozesses gewähren

Was sind die Funktionalitäten?

Das Konzept der Prozessintelligenz (Process Intelligence) bringt eine vollkommen neue, bisher so gut wie unbekannte Kombination der Unternehmens- und Prozesskontrolle auf strategischer, taktischer und operativer Ebene mit sich. Weichen die Leistungskennzahlen (Zeit, Ausgaben, Menge, Risiko usw.) von den erwarteten Werten ab, können die Ursachen innerhalb der Geschäftsprozesse analysiert werden. So können sofort, in Echtzeit, korrektive Maßnahmen ergriffen werden, bevor die kritischen Kennzahlen die Geschäftstätigkeit des Unternehmens beeinflussen.

Governance, Risk and Compliance (GRC)

Systeme, Die Funktionieren. Agile Prozesse. Intelligentere Entscheidungen.

GRC unterstützt Unternehmen dabei, interne und externe gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Geschäftsrisiken zu verwalten. Die verfügbaren prozessgesteuerten Lösungen kombinieren die Geschäftsprozessanalyse (Business Process Analysis, BPA) mit akzeptablen und für die Revision und interne und/oder externe Audits ausreichenden Arbeitsabläufen und machen so das Risiko- und Compliance-Management zu einem strategischen Managementinstrument.

Was sind die Vorteile?

  • Vertrauen
    Schaffen Sie Kontrolle und ein akzeptables Maß an Risiko. Reduzieren Sie Konflikte zwischen Geschäfts- und Kontrollabteilungen.
  • Erhöhen Sie die geschäftliche Agilität
    Ermitteln Sie die Inkonsistenzen und die zugrunde liegenden Ursachen, um die erforderlichen Maßnahmen ergreifen zu können.
  • Passen Sie sich schneller an neue Regelungen und Vorschriften an
    Analysieren Sie Gesetze und Vorschriften und formulieren Sie Anforderungen, mit denen vernünftig umgegangen werden kann.
  • Erkennen und reduzieren Sie Risiken
    Erkennen, dokumentieren und bewerten Sie die Risiken; schätzen Sie finanzielle Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit ab; und definieren Sie Maßnahmen, die eine Risikominderung ermöglichen.
  • Reduzieren Sie das Strafrisiko
    Reduzieren Sie das Risiko der Bestrafung des Top-Managements bei Nichteinhaltung bestimmter Bedingungen oder Fristen.
  • Verwalten Sie Fragebögen mit vordefinierten Ergebnissen
    Führen Sie regelmäßige oder einmalige Fragebögen/Szenarien durch, einschließlich der Risikoidentifikation, Lieferantenbewertung, Analyse der Geschäftsauswirkungen und vielen anderen.
  • Analysieren und kommunizieren Sie die Risikoexposition
    Simulieren Sie ein Risiko mit festgelegten Abläufen von Geschäftsprozessen; analysieren Sie die Abhängigkeit zwischen Geschäftsprozessen, Risiken und Kontrollen; Verwenden Sie statistische Methoden, um die Risikowahrscheinlichkeit und die Schadensverteilung zu bestimmen.
  • Reduzieren Sie die Komplexität
    Integrieren Sie alle regulatorischen Anforderungen unter einem einzigen Zugriff und in ein internes Kontrollsystem (ICS). Erstellen Sie Fragen zu identifizierten Problemen und Schwachstellen im ICS, um Verbesserungen anzustoßen.
  • Verbessern Sie Überwachung und Berichterstellung
    Überwachen Sie den GRC-Prozess über den Desktop- oder ein mobiles Dashboard. Reduzieren Sie Redundanz und stellen Sie die Konsistenz in Bezug auf Daten und Berichte sicher.
  • Steigern Sie die Effizienz
    Standardisieren Sie den GRC-Prozess mithilfe einer integrierten Plattform, die verschiedene Risiko- und Compliance-Bereiche abdeckt. Der zentrale Hub bietet außerdem einen „single point of truth“ für alle Compliance-Aktivitäten.

Funktionalität

Audit-Management

Das Auditmanagement unterstützt interne Auditoren bei der Dokumentationsverwaltung, Planung von Auditaufgaben, Zeitmanagement und Berichterstattung. Um konsistente Informationen zu gewährleisten, werden GRC-bezogene Inhalte (z. B. Richtlinien, Nachweise für implementierte Tests und Kontrollen, Vorfallberichte, frühere Auditergebnisse usw.) vollständig innerhalb der verfügbaren Technologie-GRC-Lösung verwaltet.

Richtlinienverwaltung

Das Richtlinienmanagement bietet einen vollständig integrierten Workflow für das Richtlinienmanagement und das GRC-Management. Durch die Verknüpfung etablierter Richtlinien mit Regeln, Risiken und Prozessen lässt sich eine „Corporate Culture of Alignment“ etablieren, die Risiken reduziert. In einem zentralen Repository gespeichert, können bestehende Richtlinien in einen Geschäftskontext mit klar definierten Verantwortlichkeiten, Prozessen, auf die sie sich beziehen, oder anderen verwandten “Objekten” (Organisationsteilen, Dokumenten usw.) “abgebildet” werden.

Effektives Compliance- und Risikomanagement

Compliance-Management hilft geschulten Fachleuten mit Dokumentation, definierten Arbeitsablaufmodellen, Berichten und Visualisierung von Kontrollzielen, Kontrollen und damit verbundenen Risiken, Umfragen und (Selbst-)Bewertung, Prüfung und Behebung von Mängeln; Dadurch wurde ein System zur regelmäßigen Überprüfung der Effizienz und zur Berichterstattung über Status und Ergebnisse an die zuständigen Stellen etabliert.

Risikomanagement

Risikomanagement ist bereits eine etablierte Praxis im Finanz- und Energiesektor und breitet sich schnell auf andere Wirtschaftssektoren und Branchen aus. Risikomanagement befasst sich mit der Erkennung von Risiken, die das Erreichen der Unternehmensziele gefährden – das Erreichen gesetzter finanzieller oder „Performance“-Ziele, aber auch die Vermeidung von „Zwischenfällen“, die zu direkten Verlusten oder rechtlichen Unregelmäßigkeiten führen können.

Schnelle Anpassung an neue Regeln

Eine schnelle Anpassung an neue Vorschriften bedeutet, bei Änderungen bestehender Vorschriften auf dem Laufenden zu sein, sich aber auch an neue regulatorische Anforderungen anpassen zu können. Um sicherzustellen, dass das Unternehmen im Einklang mit regulatorischen Anforderungen handelt, ist es notwendig, die Auswirkungen dieser Anforderungen zu erkennen, sie mit entsprechenden Geschäftsprozessen und -verfahren, aber auch mit dem „Verhalten“ des Unternehmens zu verknüpfen.

Umnutzung oder Wiederverwendung von Geschäftsprozessen

Die Umwidmung oder Wiederverwendung von Geschäftsprozessen, Compliance-Anforderungen und zugehörigen Berichten über ein und dieselbe Technologieplattform wird sicherlich eine schnelle Anpassung an die neuen Vorschriften gewährleisten.